La regolamentazione delle tecnologie di localizzazione
È stato il Provvedimento n. 448/2014 del Garante della Privacy ad ammettere l’impiego delle tecnologie di localizzazione in un ambito delicato come quello del controllo a distanza dei dipendenti. Nel farlo, ha definito con precisione le modalità operative.
Occorre considerare come siano sempre più numerosi i datori di lavoro a voler monitorare il luogo nel quale i mezzi della flotta aziendale si vengono a trovare in un determinato momento.
Gli stessi datori sono tenuti a garantire la piena visibilità delle informazioni presenti sul dispositivo mobile (apparirà l’indicazione di localizzazione attiva o disattiva a seconda dei casi), che dovranno fare esclusivo riferimento ai dati di localizzazione. L’acquisizione è ammessa solo per specifiche esigenze, e i dati non possono essere divulgati all’esterno dell’azienda. Il datore ha anche il compito di fornire le informazioni sul trattamento dei dati sia al Garante della Privacy – qualora ne facesse richiesta – che ai dipendenti.
Questi ultimi dovranno avere a disposizione informazioni chiare e complete in merito alla natura dei dati, alle caratteristiche specifiche del dispositivo e ai momenti nei quali è possibile disattivare la funzione di localizzazione (durante l’orario di lavoro, nelle pause e in caso di permesso o malattia). Infine, il Provvedimento non ammette la rilevazione dei dati in forma continuativa, ma solamente all’interno di intervalli di tempo predefiniti.
Il controllo a distanza: come rendere efficaci le rilevazioni?
Inquadrata la normativa, è ora giunto il momento di rispondere ad una domanda fondamentale: tra quelle esistenti, quale tecnologia garantisce la massima efficienza nel controllo a distanza, sia dei dipendenti che degli automezzi? Si tratta del GPS (acronimo di Global Positioning System), un sistema che si basa su una rete di satellitari per trasmettere segnali radio di bassa potenza.
La nascita di diverse App ha permesso di ricorrere alla rilevazione presenze tramite geolocalizzazione GPS in abbinamento a dispositivi ormai diffusissimi come smartphone e tablet.
I datori di lavoro, in questo modo, hanno l’opportunità di identificare sia il luogo di lavoro nel quale si viene a trovare un mezzo della flotta aziendale guidato da un dipendente/collaboratore, sia l’orario. Affidandosi alle applicazioni, sempre più numerose in questo campo, le aziende hanno a disposizione uno strumento capace di semplificare l’attività di gestione e monitoraggio del personale e degli automezzi fuori sede.
Il ruolo dei marcatempo nel controllo degli automezzi
Abbinare le funzioni di localizzazione a quelle di trasmissione dati GPRS, rende ancora più semplice il controllo automezzi con GPS. Affidandosi ad un modulo GPS integrato, presente nei marcatempo portatili, è assicurata la perfetta registrazione delle timbrature in entrata ed uscita. Un bel vantaggio per le aziende che disponendo di flotte piuttosto cospicue, utilizzate dai dipendenti per arrivare a coprire parti ampie del territorio.
Cos’è un lettore RFID portatile e come funziona
Nel controllo degli automezzi trova spazio una tecnologia denominata RFID (acronimo di Radio Frequency Identification). Il sistema ha come protagonista un chip munito di antenna (la TAG), e presenta l’innegabile vantaggio di poter essere inserito ovunque grazie alle dimensioni particolarmente ridotte.
Queste ultime ne consentono, tra l’altro, l’inserimento nei badge e nei marcatempo portatili. Da sottolineare è anche l’innovativo dispositivo di lettura, basato sulla radiofrequenza. Il lettore RFID portatile è vantaggioso anche per i dipendenti; è sufficiente, infatti, premere il pulsante presente sul lettore per registrare l’attività svolta per registrare le informazioni relative al luogo di lavoro e alla durata del lavoro stesso. I moduli GPS integrati si sono diffusi soprattutto nei cantieri edili, nell’impiantistica e nelle aziende che si occupano di manutenzione.